أنشئ جدولًا يحتوي رمز الصنف أو رابط المنتج، والاسم الكامل، والدرجة، وحجم العبوة، وعدد العبوات. خصص صفًا مستقلًا لكل درجة وتعبئة، وأضف الغرض أو مجموعة المركبات مع مرجع المواصفة من دليل الصيانة.
اجمع الصفوف المتطابقة في الرمز والدرجة والعبوة، وأبقِ المنتجات ذات الرموز المختلفة منفصلة. أكمل كل سطر بالعدد، وحجم العبوة، وعنوان التسليم، ومسؤول الاستلام، وتاريخ الحاجة. بهذه البنية تصبح القائمة سهلة للمراجعة والتسعير.
احفظ القائمة باسم وتاريخ واضحين وأرسلها عبر التوريد المحلي أو عرض الجملة بحسب حجمها. طابق بنود العرض مع القائمة، ثم احتفظ بالنسخة النهائية كأساس لإعادة الطلب مع تحديث الكميات والاحتياجات في كل دورة.