ابدأ بجرد الأصول، وأنشئ صفًا لكل مجموعة متطابقة من المركبات أو المعدات مع الشركة المصنّعة والموديل والسنة أو الجيل والعدد. خصص حقولًا مستقلة للمحرك وناقل الحركة والنظام الهيدروليكي وبقية مواضع الخدمة حتى يبقى مرجع كل استخدام واضحًا.
انسخ الدرجة والمواصفة من دليل المعدة أو سجل الصيانة الحالي، وأرفق رابط المرجع أو صورته. ثم أضف الاستهلاك أو عدد عمليات الخدمة، والمخزون الحالي، والكمية المطلوبة، وحجم العبوة المفضل. تساعد هذه البيانات على إعداد تشكيلة مناسبة لدورة التوريد الفعلية للأسطول.
اجمع الكميات التجارية للمنتج نفسه مع الاحتفاظ بمرجع كل مركبة أو معدة، ثم أضف عنوان التسليم ومسؤول الاستلام والموعد المطلوب. احفظ نسخة مؤرخة مع رقم العرض لتصبح قاعدة سهلة للمقارنة وإعادة الطلب.